<html>

<head>

<meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=iso-8859-1">

<style type="text/css" style="display:none;"> P {margin-top:0;margin-bottom:0;} </style>

</head>

<body dir="ltr">

<div class="elementToProof" style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<b>Meeting Notes: ACO Software Life Cycle Management</b></div>

<div class="elementToProof" style="margin-top: 1em; margin-bottom: 1em; font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<b>Date:</b> August 8th, 2024<br>

<b>Attendees:</b> Spencer, Ana, Amy, Bill, Scott, Jameson, Nevil, Herbert<br>

<b>Facilitator:</b> Jason</div>

<div style="margin-top: 1em; margin-bottom: 1em; font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<b>Agenda Overview:</b></div>

<ul>

<li style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<b>Review of Business Case (ACOSCRUM-45)</b><br>

Focus: Centralized software life cycle management.</li></ul>

<div style="margin-top: 1em; margin-bottom: 1em; font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<b>Key Discussion Points:</b></div>

<ol start="1" data-listchain="__List_Chain_1">

<li style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<div style="margin-top: 1em; margin-bottom: 1em;"><b>Need for Centralized Software Life Cycle Management</b></div>

<ul>

<li style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<b>Departments Involved:</b> Theatre (led by Janelle) and Psychology.</li><li style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<b>Issues Identified:</b>

<ul>

<li style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

Lack of transparency in software license renewals.</li><li style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

Instances of forgotten renewals, resulting in limited negotiation opportunities.</li><li style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

Example: Qlab used by Theatre, overlooked but costly to renew.</li></ul>

</li></ul>

</li><li style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<div style="margin-top: 1em; margin-bottom: 1em;"><b>Proposed Solution:</b></div>

<ul>

<li style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

ACO to take the lead in managing the software renewal lifecycle.</li><li style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

Benefits include staying ahead of expiring licenses and better pricing negotiations.</li></ul>

</li><li style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<div style="margin-top: 1em; margin-bottom: 1em;"><b>Tool Evaluation:</b></div>

<ul>

<li style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<b>Current System:</b> CALMS</li><li style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<b>Alternative Considered:</b> Snipe IT (open source IT asset management solution).

<ul>

<li style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

Pros: Experience from CEL showing its value.</li><li style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

Decision: Stick with CALMS but enhance it with a new "Software Licensing" module.</li><li style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

Plan to test Snipe IT for potential process improvements to incorporate into CALMS.</li></ul>

</li></ul>

</li><li style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<div style="margin-top: 1em; margin-bottom: 1em;"><b>OFAS Mentioned:</b></div>

<ul>

<li style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

Cited as a powerful tool used by four faculties.</li><li style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

The suggestion to build CALMS with a similar approach.</li></ul>

</li><li style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<div style="margin-top: 1em; margin-bottom: 1em;"><b>Supporting Documentation Needs:</b></div>

<ul>

<li style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<b>Sole Source Documentation:</b> Copy of the last document.</li><li style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<b>Rationale for Software Purchases:</b> Insights from courses and research data.</li><li style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<b>Origination Tracking:</b> Knowing the requestor for planning future actions.</li><li style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<b>Privacy, Security, Impact, Assessment (PSIA):</b> Essential for documentation.</li></ul>

</li></ol>

<div style="margin-top: 1em; margin-bottom: 1em; font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<b>Action Items:</b></div>

<ul>

<li style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<b>Prototype Development:</b>

<ul>

<li style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<b>Deadline:</b> January 2025</li><li style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<b>Responsible:</b> Herbert (to receive co-op support starting September 2024)</li></ul>

</li><li style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<b>Workflow and Wireframe Sessions:</b>

<ul>

<li style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

Purpose: To develop the concept with iterative feedback from clients.</li></ul>

</li><li style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<b>Dashboard Proof of Concept:</b>

<ul>

<li style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

Aim: Better measurement of upcoming license renewals, e.g., tracking licenses expiring in 3 months.</li></ul>

</li><li style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<b>Server Certificate Display:</b>

<ul>

<li style="font-family: Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

Explore best practices for displaying server certificates.</li></ul>

</li></ul>

<div class="elementToProof" style="margin-top: 1em; margin-bottom: 1em; font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

<br>

</div>

<div style="margin-top: 1em; margin-bottom: 1em;">

<div class="elementToProof" style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

thanks,</div>

<div class="elementToProof" style="font-family: Aptos, Aptos_EmbeddedFont, Aptos_MSFontService, Calibri, Helvetica, sans-serif; font-size: 11pt; color: rgb(0, 0, 0);">

Spencer </div>

</div>

</body>

</html>